คลังความรู้ สู่สังคมไทย | Advanced Research Group

Back

Outlook Tip : Recall ตัวช่วยเมื่อส่งเมลล์ผิดคน !!        

Outlook Tip : Recall ตัวช่วยเมื่อส่งเมลล์ผิดคน !!        

26-12-2016

   หลายคนคงเคยเจอกับปัญหาการส่งอีเมลล์ให้ผิดคน แล้วจะทำอย่างไรดี ?? วันนี้ทาง ARG มีวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเองเบื้องต้นมาฝาก นั่นคือ Function Recall โดยเราจะแนะนำวิธีใช้ Function Recall ใน Outlook ตั้งแต่ Version 2003 เป็นต้นมาครับ แต่ก่อนจะไปพบกับขั้นตอนการใช้ Function Recall เราขออธิบาย Function Recall คร่าว ๆ ก่อนนะครับ 

" Function Recall เป็น Function ที่มากับ Microsoft Outlook เท่านั้น ไม่สามารถใช้ได้กับ Mail Client ค่ายอื่น ๆ "

          Function Recall  คือฟังก์ชั่นใช้สำหรับเรียกคืน E-mail ที่ส่งผิดไป ให้กลับมาหากเป็น E-mail ภายในองค์กรเดียวกัน  เช่น Ex1@ar.co.th ส่งผิดไปหา Ex2@ar.co.th หากผู้รับยังไม่ได้เปิดอีเมลล์อ่านทางระบบก็จะสามารถเรียก Email กลับมาได้แบบเต็มรูปแบบ แต่หากคนปลายทาง เปิดอ่าน แล้ว ก็จะมีอีเมลล์ไปแจ้งทางผู้รับแทนว่าเมลล์เมื่อสักครู่ที่ท่านได้อ่านเป็น  Email ที่ส่งผิดและผู้ส่งได้ทำการ Recall หรือเรียกคืน  Email ที่ส่งผิดแล้ว 

          แต่หากเป็น กรณีที่ใช้ E-mail ส่ง ออกไปที่ ภายนอกองค์กร เช่น  Ex1@ar.co.th ส่งไปหา Ex@ex.travel เมื่อทำการ Recall  ก็จะไม่สามารถเรียกคืน Email ได้ไม่ว่ากรณีใด ๆ แต่เมื่อใช้ Function Recall ระบบจะทำการส่ง E-mail แจ้งไปยังผู้รับ แทนเพื่อบอก ว่า E-mail ที่ส่งไปนั้นเป็น E-mail  ที่ผู้ส่งได้ทำการ _Recall แทน

Function Recall ใน Outlook 2003” สำหรับการเรียกคืน E-Mail ในองค์กร
1. ไปที่ Sent Item กด Double Clicks ที่ E-mail ฉบับที่ต้องการจะเรียกคืน

2. Clicks เลือกเมนู Action เลือก Recall This Message 

3. เมื่อกดเลือก Recall This Message แล้วจะมีหน้าต่างขึ้นให้เลือก
โดยในตัวเลือกที่ 1 จะทำการลบ E-mail ที่ Recall  ถาวรเลยหรือไม่
 ส่วนตัวเลือกที่ 2 จะเอา E-mail นั้น กลับมาแก้ไขและส่งใหม่ โดยใน ต.ย. นี้เราจะทำการ Recall แบบลบถาวร


4. เมื่อกด OK แล้วระบบจะขึ้น Message สั้น ๆ ว่าเราได้ทำการกด Recall Message แล้ว

5. จากนั้นรอ E-mail  แจ้งสถานะว่าเราสามารถ Recall  E-mail สำเร็จหรือไม่
 5.1 รูปนี้คือ E-mail แจ้งเตือนว่าสามารถทำการ Recall E-mail สำเร็จ

5.2 รูปนี้คือ E-mail แจ้งเตือนว่าไม่สามารถ Recall ได้สำเร็จ โดยสาเหตุที่ทำให้ Recall ไม่สำเร็จก็มีหลายสาเหตุ 
เช่น ฝ่ายผู้รับเปิด E-mail อ่านไปแล้ว หรือ ผู้รับไม่ได้ใช้ Outlook


Function Recall ใน “Outlook 2007” ในองค์กรเดียวกัน
1. ใน Outlook version 2007 ก็เช่นเดียวกับ version 2003 เมื่อเราต้องการใช้ Function Recall Message 
ก็ให้ไปที่ Sent Item เปิดเมล์ฉบับที่ต้องการ_Recall เลือก Menu Other Actions กด Recall This Message


2. จากนั้นก็จะมีหน้าต่างขึ้นมาเหมือน Outlook 2003 ให้เลือก
โดยในตัวเลือกที่ 1 จะทำการลบ E-mail ที่ Recall ถาวรเลยหรือไม่
 ส่วนตัวเลือกที่ 2 จะเอา E-mail นั้น กลับมาแก้ไขและส่งใหม่ 
ซึ่งวิธีการ Recall และ ขั้นตอนการตอบกลับต่าง ๆ ก็จะเหมือนใน Version 2003 

Function Recall ใน “Outlook 2010”
    หน้าตาและเมนูใน Outlook Ver 2010 ทาง Microsoft ได้ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงในหลายส่วนทั้งการเพิ่มฟีตเจอร์ใหม่ ๆ รวมถึงการจัดวางตำแหน่งไอคอนของ Outlook ทำให้ใช้งานได้ง่ายมากขึ้น แต่การทำงานในส่วนเดิมก็ยังมีอยู่เพียงแต่อาจจะถูกย้ายตำแหน่งเพื่อความสะดวกและความสวยงามแค่นั้นเอง

1.การเรียกใช้ Function Recall ใน Outlook 2010 เองก็ทำเหมือน Version ก่อน ๆ นั่นก็คือไปในส่วนของ Send Item แล้วทำการ Double Clicks E-mail
ที่ต้องการจะ Recall จากนั้นก็สังเกตุไอคอนเล็ก ๆ ที่มีชื่อว่า More Action  ตามภาพตัวอย่างได้เลยครับ เราก็จะเจอปุ่ม Recall Message ส่วนกระบวนการทำงานก็เหมือน Version เดิมทุกประการครับ


2.เมื่อกดปุ่ม Recall Message ก็จะได้หน้าต่างตัวเลือกเหมือน Version แบบในรูปครับ


Function Recall ใน “Outlook 2013”
    หน้าตาของ Outlook Version 2013 นั้นจะแตกต่างจาก Version 2010 อยู่บ้างแต่คุณสามารถปรับปุ่มต่าง ๆ รวมถึงธีมให้ไปเหมือน Version 2010 ได้หากคุณชอบ
1.วิธีการ Recall เหมือนเดิมทุกประการครับเพียงแต่การเก็บปุ่ม Recall อาจจะต้อง Click หลายครั้งหน่อย

2. Message ตัวเลือก Recall ก็เหมือน Version ก่อน ๆ ครับ

Function Recall ใน “Outlook 2016”
  Outlook Version 2016 หน้าตาและฟังก์ชั่นการใช้งาน ก็เหมือนใน Version 2013 แทบทุกประการ
1. Function Recall Version 2016 เหมือนกันกับ Version 2013 แทบทุกอย่าง


2. Message ตัวเลือก Recall ก็เหมือน Version ก่อน ๆ เช่นเดิมครับ

      สำหรับการแนะนำ Function Recall หรือการเรียกคืน E-mail ใน Outlook ก็จบลงเพียงเท่านี้ครับ โอกาสหน้าทาง AGR จะมาแนะนำ Function ดี ๆ  ที่สามารถนำเอาไปใช้ได้จริงกันใหม่นะครับ ขอบคุณท่านผู้อ่านที่ติดตามอ่านนะครับ

คำที่เกี่ยวข้องภาษาไทย : 
ศูนย์ฝึกอบรมด้านไอที,ศูนย์รับรองความรู้ด้านไอที,ธุรกิจการบริการด้านไอที,บริการจัดอบรมหลักสูตรด้านไอที,การฝึกอบรม และทดสอบการใช้โปรแกรม,ให้เช่าห้องฝึกอบรมด้านคอมพิวเตอร์ครบวงจร
คำที่เกี่ยวข้องภาษาอังกฤษ :
IT professional certification center,IT training center,IT Professional Training Centers,MOS Olympic
-------------------------------------
AR GROUP : ผู้ให้บริการความรู้

บอกต่อ : 
The Knowledge Provider (AR Group)

Back